最近、「AI（人工知能）」という言葉をテレビやニュースでよく聞くようになりました。その中でも「ChatGPT（チャットジーピーティー）」というツールは、文章を作ったり、質問に答えたりしてくれる便利な仕組みです。このブログでは、「事務の仕事」でChatGPTを使うと何がどう変わるのか、まったく知識がない人にもわかるように、やさしく説明していきます。実際に働いている人の体験も紹介します。
メール作成が簡単にできるようになります
毎日、仕事でたくさんのメールを書く必要がある人がいます。中には、1通のメールを書くのに30分以上かかってしまうこともあります。でも、ChatGPTに「納期を延ばすお願いメールを作ってください」と入力すると、数秒できちんとした文章を作ってくれます。少しだけ直して使えばOKなので、すごく時間の節約になります。
会議の内容をまとめたり、その後の連絡もお手のもの
仕事では、会議をしたあとに「議事録（ぎじろく）」といって、会議で話した内容をまとめる作業があります。それをもとに、関係者に連絡メールを送る必要もあります。こういった作業も、ChatGPTがとても上手にやってくれます。会議の話を文字にしたものを渡して「大事なところをまとめて」と頼むと、ポイントだけを分かりやすく整理してくれます。そのまとめを使って「フォローアップのメールを作って」とお願いすれば、すぐにメールの文面も作ってくれます。
翻訳や説明書づくりもスピードアップ
ある会社では、社内の資料を英語や中国語に直す必要がありました。これまで人の手で翻訳していたので時間もお金もかかっていました。でも、ChatGPTを使えば、自然な翻訳がすぐにできるようになったのです。さらに、ただ翻訳するだけでなく、読みやすくなるように言い回しまで工夫してくれます。
また、「使い方マニュアル」や「手順の説明書」を作るときにも便利です。どんな作業かを伝えると、それに合った見出しや説明文を考えてくれるので、1から自分で考える必要がなくなります。
つまらない作業を早く終わらせて、楽しい仕事に集中できます
ある小さな会社では、ChatGPTを使って日報（1日の仕事内容を書くもの）や、経費の計算、備品（文房具など）の注文の仕事を短時間で終わらせるようにしました。前は30分かかっていた作業が、今では5分くらいで終わるようになっています。そのおかげで、スタッフは「どうしたらもっと仕事を良くできるか」「お客様に喜んでもらえるアイデアは何か」を考える時間が増えました。
Excelやメールとも組み合わせてもっと便利に！
ChatGPTは、パソコンの他のツールとも一緒に使えます。たとえば、Gmailというメールのサービスとつなげて使えば、メールの文を自動で作ってくれます。毎日似たようなメールを書く人には、とても役立ちます。
また、Excel（エクセル）という表を作るソフトでも使えます。「この表を週ごとにまとめて」といった指示を出すと、データをきれいに整理してくれたり、計算をしてくれたりします。難しい数式がわからなくても、ChatGPTが代わりに考えてくれるので、安心して使えます。
使うときは注意点もあります
どんなに便利でも、使い方には注意が必要です。たとえば、お客様の名前や会社の秘密の情報をChatGPTに入力してはいけません。また、ChatGPTが出してくれた文章は、そのまま使うのではなく、人が最後に確認するようにしましょう。
私の会社では、「入力しない情報のルール」や「人が必ずチェックすること」を最初に決めて、みんなで守るようにしています。新しく入った人にも最初に教えて、安心して使えるようにしています。
まとめ ChatGPTは仕事のよき助っ人です
ChatGPTは、ただのパソコンのソフトではありません。人の仕事を助けてくれる「頼りになる仲間」のような存在です。毎日の同じような仕事を早く終わらせて、その分、もっと大事な仕事に集中できるようにしてくれます。
これからは、AIといっしょに働くことが当たり前の時代になります。はじめは「難しそう」と思うかもしれませんが、少しずつ使ってみると、その便利さが実感できるはずです。まずは簡単なことから試して、仕事をもっと楽に、そして楽しくしていきましょう！
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